In ecoDMS haben Sie im Gegensatz zu Paperless die Möglichkeit, Ihre eigene Ordnerstruktur frei zu gestalten. Das ist ein entscheidender Vorteil, denn Sie müssen sich nicht an ein starres System gewöhnen. Stattdessen können Sie Ihre gewohnten Strukturen aus dem Computer exakt nachbilden. Wenn auf Ihrem PC zum Beispiel ein Ordner für Versicherungen, einer für Rechnungen und einer für Verträge existiert, dann legen Sie diese in ecoDMS einfach genauso an. Das sorgt dafür, dass Sie sich nicht umstellen müssen und sofort wissen, wo ein Dokument hingehört.
Ich persönlich sehe das als unschlagbaren Vorteil gegenüber Paperless. Dort arbeitet man mit einem tag-basierten System, das völlig anders aufgebaut ist. In ecoDMS hingegen können Sie jeden einzelnen Ordner exakt so anlegen, wie Sie ihn seit Jahren verwenden. Die mentale Umgewöhnung fällt fast vollständig weg. Das ist vor allem dann angenehm, wenn man viele gewachsene Strukturen hat, die man nicht neu erfinden möchte.
Das Anlegen neuer Ordner ist unkompliziert. Sie definieren einen Bereich, benennen den Ordner und können sofort Dokumente archivieren. Die Struktur lässt sich jederzeit erweitern, anpassen oder komplett neu aufbauen. ecoDMS verhält sich dabei wie ein Dateisystem Ihres Computers: übersichtlich, logisch und flexibel.
Ein Manko in ecoDMS – der Dark Mode fehlt
Ich habe sowohl ecoDMS als auch Paperless im Einsatz, und hier muss ich einen ganz klaren Nachteil von ecoDMS anführen. Paperless bietet einen sehr angenehmen Dark Mode, ecoDMS hingegen nicht. Viele Menschen arbeiten zwar noch immer im hellen Modus, aber ich bewege mich allein schon durch die vielen Windows- und Linux-Shells komplett im Dark-Mode-Universum. Eine weiße Oberfläche ist für mich persönlich eine sehr belastende Erfahrung.
Ich habe mit ecoDMS gesprochen, und man sagte mir, dass ein Dark Mode bereits in Arbeit ist und voraussichtlich Mitte oder Ende 2026 erscheinen soll. Darauf freue ich mich. Damit habe ich eigentlich keinen Grund mehr, Paperless einzusetzen.
Kommen wir nun auf die Ordnerstruktur zurück. Genau das ist der Punkt, den ich in Paperless am meisten vermisse. Ordner, die ich selbst anlegen kann und die für mich sofort greifbar sind. Ich arbeite gerne so, dass bestimmte Prozesse in eigenen Ordnern zusammengefasst werden. Ein gutes Beispiel sind Kundenordner. In ecoDMS kann ich solche Ordner ganz normal anlegen, meine Dokumente darin organisieren und habe alles sauber beisammen.
Der eigentliche Vorteil zeigt sich aber erst später. Ich kann einen Kundenordner nach Abschluss der Zusammenarbeit einfach ausblenden. Er bleibt archiviert, aber stört meine tägliche Übersicht nicht mehr. In Paperless wäre das ein riesiges Problem. Wenn ich dort zweihundert Dokumente zu einem Kunden habe, würden sie dauerhaft im System liegen und sich quer durch die Ansicht ziehen. Es gäbe keine Möglichkeit, diese gesamte Einheit einfach wegzuklappen, ohne das System selbst durcheinanderzubringen. Hierzu bieten sich die Benutzerrollen und Benutzerrechte an.
Für mich ist genau das ein zentraler Punkt. ecoDMS lässt mich arbeiten wie auf meinem Computer, mit echten Ordnern, die sich flexibel verwalten, neu strukturieren oder eben auch komplett verstecken lassen. Das fühlt sich aufgeräumt und logisch an, ohne dass ich mich an ein völlig fremdes System gewöhnen muss.
Archivierung von bereits vorhandenen Dokumenten
In ecoDMS kann ich genau einstellen, wie mit Duplikaten umgegangen wird. Wenn ich es möchte, kann ich jedes Dokument so oft archivieren, wie ich will. Es spielt keine Rolle, ob es schon vorhanden ist. Heute mache ich mir über 1,5 MB Speicherplatz keine Gedanken mehr. Viel wichtiger ist für mich, dass ich meine Abläufe sauber dokumentieren kann.
Ein Beispiel aus meinem Alltag. Wenn ich eine Druckmappe fertig mache, die später per Post versendet wird, möchte ich genau diese Mappe in meinem DMS archivieren. Genau in der Form, in der sie rausgegangen ist. Und dabei ist es mir vollkommen egal, ob einzelne Dokumente aus dieser Mappe irgendwo anders im Archiv bereits existieren. Ich will die Mappe als vollständigen Vorgang dokumentieren, und ecoDMS lässt mich das tun.
Paperless hingegen sagt einfach Duplicate und ignoriert das Dokument. Das passt für mich nicht. Ich möchte nicht nur die reine Auffindbarkeit von Dokumenten irgendeiner Tag-Logik überlassen, sondern eine ordentliche, nachvollziehbare Dokumentation darüber führen, was mit meinen Unterlagen passiert. Die Ordnerstruktur in ecoDMS ermöglicht genau das. Sie gibt mir einen klaren, strukturierten Überblick, und ich kann Abläufe abbilden, ohne dass mir das System reinredet oder etwas unterdrückt.
So möchte ich arbeiten, und genau deswegen ist diese Funktion für mich so wertvoll.
Anlegen einer Ordnerstruktur
Wie bei allem am Computer ist nichts auf Zuruf machbar. Noch nicht. Also braucht auch ecoDMS ein wenig Mitarbeit von uns. Ordnerstrukturen entstehen nicht von allein, sie wollen bewusst angelegt werden. In ecoDMS kann ich dafür zwei Wege nutzen. Der erste führt über den Ordnermanager in den Einstellungen. Dort kann ich meine Struktur per Hand aufbauen, Ordner anlegen, verschachteln und so genau das Abbild erstellen, das ich brauche. Anschließend vergebe ich die Rechte für diese Ordner. So sehen nur die Nutzer die Ordner, die sie sehen sollen, und sie dürfen nur das bearbeiten, was die internen Vorgaben erlauben.
Der zweite Weg führt über eine vorbereitete XML-Datei. Diese Datei enthält eine definierte Ordnerstruktur, die ecoDMS beim Import genauso anlegt. Das ist praktisch, wenn man immer wieder ähnliche Strukturen braucht oder wenn eine größere Struktur nicht mühsam per Hand geklickt werden soll. Beide Wege erfordern Arbeit. Das System errät nicht, was wir wollen. Wir müssen es ihm sagen.
Ich habe dafür eine kleine XML-Datei vorbereitet, die genau diese Ordnerstruktur in ecoDMS anlegt. Sie kann als Vorlage dienen und selbstverständlich angepasst werden. Trotzdem bleibt die Grundregel bestehen. ecoDMS tut exakt das, was wir ihm vorgeben. Und genau das sorgt am Ende dafür, dass eine saubere, nachvollziehbare Struktur entsteht.
XML Demo Datei für eine ISMS Ordnerstutur in ecoDMS
Sie sehen hier eine von mir vorbereitete ecoDMS Ordner-Struktur-Importdatei, die genau in dieser Form aufgebaut sein muss. Jede Ebene wird dabei mit zwei Leerzeichen eingerückt, damit die Struktur sauber lesbar bleibt. Die Einrückung selbst ist für ecoDMS technisch nicht zwingend notwendig, aber sie hilft enorm, um die Hierarchie der Ordner sofort zu erkennen. Genau so sollte eine solche Datei formuliert werden, wenn man sie als Vorlage oder für den Import verwenden möchte.
Am Anfang steht die XML-Deklaration, die festlegt, dass es sich um eine UTF-8-kodierte XML-Datei handelt. Anschließend beginnt der Hauptknoten ecoDMSFolders. Darin befindet sich der oberste Ordner Praxisdokumentation, und alles, was darunter folgt, sind verschachtelte Unterordner. Jeder Ordner wird mit dem Element folder und dem Attribut name beschrieben. Ein Ordner mit weiteren Unterordnern wird geöffnet und erst nach den untergeordneten Strukturen wieder geschlossen. Ein Ordner ohne weitere Tiefe wird einfach als leeres Tag geschlossen.
Die Datei bildet also exakt die spätere Ordnerstruktur in ecoDMS ab. Wenn Sie diese XML importieren, legt ecoDMS die Ordner genauso an, wie sie hier definiert sind. Jede Einrückung zeigt eine Ebene in der Hierarchie. Je weiter eingerückt, desto tiefer liegt der Ordner im System. Das ist die Grundlage dafür, dass ecoDMS beim Import korrekt erkennt, welche Ordner zu welchem übergeordneten Bereich gehören.
Diese Datei dient als Vorlage, die Sie frei erweitern oder anpassen können. Entscheidend ist, dass Sie ecoDMS damit explizit mitteilen, welche Struktur angelegt werden soll. Das System rät nichts, sondern setzt nur das um, was in der XML festgelegt ist. Genau deshalb ist die sorgfältige Strukturierung so wichtig.
Benennen Sie diese Datei folgendermaßen: ecoDMS-Ordner-Vorlage-Demo-ISMS.xml ich bin bei mir in ecoDMS unter Ordnerstruktur Allgemeines und habe den Inmport durchgeführt.
Benennen Sie diese Datei folgendermaßen: ecoDMS-Ordner-Vorlage-Demo-ISMS.xml ich bin bei mir in ecoDMS unter Ordnerstruktur Allgemeines und habe den Inmport durchgeführt. Diese Datei funktioniert sehr gut.
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<ecoDMSFolders>
<folder name="Praxisdokumentation">
<folder name="Patienten-Management">
<folder name="Patienten-Befragung"></folder>
<folder name="Termin-Management"></folder>
<folder name="Patienten-Aufklärung"></folder>
</folder>
<folder name="Qualitäts-Management">
<folder name="Checklisten"></folder>
<folder name="Dokumentationspflichten"></folder>
<folder name="Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten"></folder>
<folder name="Arbeitsmittel und Materialien"></folder>
<folder name="Notfälle und Notfallausstattung"></folder>
<folder name="Reinigung und Hygiene"></folder>
<folder name="Praxisräume und Ausstattung"></folder>
<folder name="Zugangsbeschränkungen und Sicherheit"></folder>
<folder name="IT und Computersysteme"></folder>
<folder name="Schnittstellenmanagement"></folder>
<folder name="Urlaubsplan"></folder>
<folder name="Schulungen und Nachweise"></folder>
<folder name="Arbeitsanweisungen"></folder>
</folder>
<folder name="IT-Management">
<folder name="ITSM und ISMS dieses System"></folder>
<folder name="Informationssicherheitsrichtlinien"></folder>
<folder name="Risikomanagement"></folder>
<folder name="IT-Sicherheitsrichtlinien und Maßnahmen"></folder>
<folder name="Asset- und Inventarmanagement"></folder>
<folder name="Backup- und Wiederherstellungsstrategie"></folder>
<folder name="Zugriffsmanagement"></folder>
<folder name="Change Management und Systemänderungen"></folder>
<folder name="Betrieb und Wartung"></folder>
<folder name="Vorfallmanagement und Sicherheitsvorfälle"></folder>
<folder name="Audit und Compliance"></folder>
<folder name="Systemdokumentation"></folder>
</folder>
<folder name="Sicherheits-Management">
<folder name="Anforderungen Informations- und IT-Sicherheit"></folder>
<folder name="Arbeitssicherheit und Arbeitsschutz"></folder>
<folder name="Flucht- und Rettngsplan"></folder>
<folder name="Brandschutz"></folder>
</folder>
</folder>
</ecoDMSFolders>
Ordnerstruktur aus meinem YouTube Tutorial Video
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<ecoDMSFolders>
<folder name="Meine Firma XYZ">
<folder name="Absagen"></folder>
<folder name="Allgemeines"></folder>
<folder name="Angebote"></folder>
<folder name="Berichte"></folder>
<folder name="Bestellungen"></folder>
<folder name="Datenschutz"></folder>
<folder name="Einladung"></folder>
<folder name="Gutschrift"></folder>
<folder name="Kündigungen"></folder>
</folder>
</ecoDMSFolders>