In diesem Artikel vergleiche ich zwei Dokumentenmanagement-Systeme, die immer wieder genannt werden, wenn es um digitales Archivieren geht: Paperless-NGX und ecoDMS. Beide Systeme verfolgen unterschiedliche Ansätze und richten sich klar an unterschiedliche Zielgruppen. Genau darum geht es hier. Nicht welches System „besser“ ist, sondern welches System für welchen Einsatzzweck sinnvoll ist.
Ich nutze beide Lösungen selbst. Paperless NGX und ecoDMS laufen bei mir parallel, im Alltag, nicht nur zum Testen. Dadurch zeigen sich Unterschiede sehr schnell. Unterschiede bei der Installation, bei Updates, bei der Bedienung, bei der Strukturierung von Dokumenten und vor allem bei der rechtlichen Einordnung.
Paperless NGX ist ein Open-Source-Projekt, das stark aus der Linux- und Docker-Welt kommt. Die Oberfläche ist modern, aufgeräumt und bietet einen echten Dark Mode, was für viele ein klarer Pluspunkt ist. Nach der Installation ist Paperless zunächst sehr schlank. Es gibt keine klassische Ordnerstruktur, sondern ein System aus Korrespondenten, Dokumententypen, Tags und Speicherpfaden. Dokumente werden per Drag & Drop importiert, automatisch per OCR erkannt und sind anschließend per Volltextsuche auffindbar. Genau hier liegt eine der großen Stärken von Paperless. Man wirft einfach alles hinein und findet es später über die Suche wieder. Für private Nutzer ist das extrem komfortabel.
Paperless: komplizierte Installation mit Docker
Der Haken ist der Weg dorthin. Paperless ist nichts für Menschen, die mit Linux, Docker oder technischen Zusammenhängen nichts zu tun haben wollen. Selbst unter Windows läuft Paperless in der Regel über Docker Desktop, also in einer virtuellen Linux-Umgebung. Das bedeutet zusätzlicher Ressourcenverbrauch und eine gewisse Komplexität. Updates können problematisch sein, insbesondere wenn sich Datenbank-Versionen ändern. Das sieht man auch an den vielen Hilferufen und Tutorials auf YouTube. Es funktioniert, keine Frage, aber man muss wissen, was man tut oder bereit sein, sich einzuarbeiten.
ecoDMS einfache Installation mit Installer
ecoDMS geht einen völlig anderen Weg. Die Software wird klassisch installiert, per Installer für Windows, macOS oder Linux, aber auch eine Docker-Installation ist möglich. Keine Container, keine Docker-Kommandos, kein Basteln, solange man sich auf Windows befindet – was ja auch die meisten tun. Nach der Installation ist ecoDMS sofort einsatzbereit. Dazu kommt ein Punkt, der für Unternehmen entscheidend ist: ecoDMS ist von Haus aus GoBD-konform, revisionssicher und nachvollziehbar. Dokumente lassen sich nicht einfach verschwinden. Jede Änderung, jede Löschung, jede Version wird protokolliert. Selbst beim Löschen sind zusätzliche Hürden eingebaut, damit nichts „aus Versehen“ passiert. Das ist kein Komfort-Nachteil, sondern eine bewusste Sicherheitsfunktion.
Unterschiede in der Art der Dokumentenverwaltung
Ein zentraler Unterschied liegt in der Struktur. ecoDMS arbeitet mit einer klassischen Ordnerstruktur, ähnlich wie ein Dateisystem. Diese Ordner lassen sich exakt so nachbauen, wie man sie seit Jahren vom eigenen Rechner kennt. Für viele ist das ein riesiger Vorteil. Wer gewohnt ist, seine Dokumente in klaren Ordnern zu organisieren, findet sich sofort zurecht. Dokumente können in mehreren Ordnern liegen, ohne physisch dupliziert zu werden. Dazu kommen umfangreiche Metadaten wie Status, Revision, Dokumentenart, Aufbewahrungsfristen und Wiedervorlagen. Das ist besonders für Unternehmen relevant, die Fristen einhalten und Prozesse abbilden müssen.
Paperless NGX kennt diese Ordnerlogik nicht. Alles läuft über Tags und Attribute. Das ist technisch sauber, aber weniger intuitiv für Menschen, die visuell denken oder mit klassischen Aktenstrukturen arbeiten. Man kann sich damit behelfen, aber es bleibt ein Umdenken erforderlich. Für manche ist das ein Vorteil, für andere ein klarer Nachteil.
Wie rechtssicher ist Paperless? Wie rechtssicher ist ecoDMS?
Ein weiterer Punkt ist die Rechtssicherheit. ecoDMS wird in Deutschland entwickelt und richtet sich explizit an Unternehmen, die gesetzlichen Vorgaben unterliegen. DSGVO, GoBD, Aufbewahrungsfristen und Nachvollziehbarkeit sind integraler Bestandteil des Systems. Bei Paperless ist das alles nicht automatisch gegeben. Man kann sich entsprechende Workflows bauen, man kann nachrüsten und konfigurieren, aber man trägt selbst die Verantwortung, dass am Ende alles regelkonform ist. Für private Dokumente ist das völlig unkritisch. Für unternehmerische Unterlagen kann das problematisch werden.
Dafür punktet Paperless wieder bei der Einfachheit im Alltag. Dokumente reinwerfen, suchen, finden. Fertig. Keine Pflicht zur Klassifizierung, keine Zwangsstruktur. Wer einfach nur seine Rechnungen, Briefe und PDFs digital archivieren möchte und keine gesetzlichen Anforderungen erfüllen muss, bekommt mit Paperless ein sehr leistungsfähiges Werkzeug. Läuft es einmal stabil, kann man sogar argumentieren, Updates bewusst nicht mehr einzuspielen, solange alles funktioniert. Dokumente findet man auch ohne neue Version.
ecoDMS hingegen ist kein „einfach mal reinwerfen“-System. Es erwartet Entscheidungen. Klassifizieren, einsortieren, prüfen. Das ist Absicht. Der Mensch bleibt Teil des Prozesses. Automatik ja, aber nicht blind. Genau das macht ecoDMS für Unternehmen so wertvoll. Es verhindert Fehlentscheidungen durch vollautomatische Prozesse und erzwingt Kontrolle an kritischen Stellen.
Paperless für private Anwender. ecoDMS für Unternehmen.
Am Ende ist die Entscheidung klar und gar nicht ideologisch. Für private Nutzer, Technikaffine und alle, die hauptsächlich suchen und finden wollen, ist Paperless NGX eine sehr gute Lösung. Modern, schnell, flexibel. Für Selbstständige, Unternehmen und alle, die revisionssicher, nachvollziehbar und rechtlich sauber arbeiten müssen, ist ecoDMS die deutlich bessere Wahl. Es kostet Geld, ja. Aber es nimmt Verantwortung ab.
Beide Systeme haben ihre Berechtigung. Entscheidend ist nicht der Funktionsumfang, sondern der Kontext, in dem sie eingesetzt werden. Wer das sauber trennt, trifft automatisch die richtige Entscheidung.