Paperless-ngx das papierlose Büro
Sie haben sicher schon von Paperless-ngx gehört, oder nach Paperless-ngx gesucht. Irgendwie ist Paperless ja in aller Munde. Paperless-ngx ist eine Software die das Speichern, Verwalten und Wiederfinden von Dokumenten vereinfachen soll. Ein DMS – ein Dokumentenmanagementsystem. Das ist Paperless.
Nur ein Problem gab es bislang mit Paperless. Die Installation, Sicherung und Wiederherstellung war bisher nur mit Linux- bzw. Docker-Befehlen möglich. Das sollte sich nun ändern. Ich habe eine Software programmiert, die diese lästige Arbeit deutlich vereinfacht.
Aber erst einmal will ich noch mal genauer auf Paperless selbst eingehen. Sie können aber diesen Absatz einfach überscrollen, die Überschriften helfen Ihnen, die nötigen Informationen aus diesem Artikel zu ziehen.
Was genau ist Paperless-ngx?
Paperless-ngx ist eine Software, mit der Sie Ihre Dokumente digitalisieren und dauerhaft verwalten können. Das heißt: Sie scannen Ihre Rechnungen, Verträge oder sonstige Unterlagen ein – und Paperless-ngx kümmert sich um den Rest. Es speichert alles in einer strukturierten Datenbank, extrahiert automatisch den Text über eine integrierte Texterkennung (OCR) und erlaubt Ihnen später das blitzschnelle Wiederfinden über Schlagworte, Dokumententypen oder Zeiträume.
Stellen Sie sich ein digitales Archiv vor, das Ihnen auf Knopfdruck genau den Mietvertrag von 2017 anzeigt – ohne langes Suchen in Ordnern oder auf externen Festplatten. Genau das macht Paperless-ngx. Dabei läuft die Anwendung auf Ihrem eigenen Server oder einem kleinen Mini-PC bei Ihnen zu Hause. Ihre Daten bleiben bei Ihnen. Keine Cloud, kein fremder Anbieter – volle Kontrolle über Ihre Dokumente.
Paperless-ngx ist quelloffen, wird aktiv weiterentwickelt und hat in den letzten Jahren viele nützliche Funktionen bekommen. Dazu zählen etwa automatische Tags, benutzerdefinierte Metadatenfelder, mehrsprachige OCR-Unterstützung und ein elegantes Web-Interface, mit dem Sie bequem über den Browser arbeiten können. Es ist das digitale Gedächtnis für Ihr papierloses Büro.
Warum ist das Installieren, das Backup und die Wiederherstellung so kompliziert?
Weil Paperless-ngx nicht wie ein typisches Windows-Programm per Doppelklick installiert wird. Die Software basiert auf mehreren Komponenten, die gemeinsam in sogenannten Docker-Containern laufen. Diese Container enthalten die eigentliche Anwendung, eine Datenbank (meist PostgreSQL), einen Webserver, ein Suchsystem und teilweise noch mehr.
Damit das alles reibungslos funktioniert, muss man:
• Docker und Docker Compose korrekt installieren
• die docker-compose.yml-Datei anpassen
• Verzeichnisse für Daten, Dokumente und Konfigurationen korrekt anlegen
• Zugriffsrechte und Umgebungsvariablen setzen
Für Einsteiger ist das oft eine Hürde, denn kleine Fehler – etwa ein falscher Pfad oder ein vergessener Port – führen schnell dazu, dass das System gar nicht startet oder keine Dokumente speichert.
Das Backup ist genauso kritisch. Es reicht nicht, einfach den Ordner zu kopieren. Man muss gezielt den Datenbank-Container sichern und zusätzlich alle OCR-Daten, Dokumente und Konfigurationsdateien erfassen. Wer das vergisst, kann seine Daten später nicht mehr vollständig wiederherstellen.
Und die Wiederherstellung? Auch die ist ohne Linux-Know-how mühsam. Man muss nicht nur die richtigen Dateien zurückspielen, sondern auch sicherstellen, dass die Container-Versionen zusammenpassen, Berechtigungen stimmen und das gesamte Setup exakt wie vorher ist.
Kurz gesagt: Paperless-ngx ist mächtig – aber auch technisch. Deshalb war es bisher eher etwas für Bastler.
Paperless wird endlich einfacher?
Ja, ab sofort wird Paperless-ngx wirklich deutlich einfacher. Das neue Paperless Backup Programm von Ralf-Peter Kleinert macht Schluss mit komplizierten Linux-Befehlen und unübersichtlichen Sicherungsskripten.
Das Programm erkennt automatisch, ob Docker auf Ihrem System vorhanden ist, und führt Sie Schritt für Schritt durch die Einrichtung. Es erstellt bei Bedarf eine passende docker-compose.yml und richtet die nötigen Ordner für Sie ein. Damit entfällt die mühsame manuelle Konfiguration, die bislang viele Einsteiger abgeschreckt hat.
Auch das Sichern und Wiederherstellen Ihrer Dokumente übernimmt das Programm. Sie wählen einfach den Ordner aus, in dem Ihre docker-compose.yml liegt, und geben ein Zielverzeichnis für das Backup an. Der Rest läuft automatisiert ab. Das System wird sauber gestoppt, alle Daten werden gesichert und können bei Bedarf mit einem Klick wiederhergestellt werden.
Zusätzlich können Sie regelmäßige Sicherungen einrichten, ohne sich mit Cronjobs oder komplizierten Zeitplänen befassen zu müssen. Das Programm nutzt die Windows-Aufgabenplanung und erlaubt Ihnen, Wiederholungen nach Tag und Uhrzeit festzulegen.
Besonders hilfreich ist, dass das Programm auch mit abweichenden Container- und Volumennamen umgehen kann. Es erkennt automatisch die richtigen Namen und passt sich flexibel an Ihre Umgebung an.
Das Tool ist als portable Windows-Anwendung konzipiert. Sie müssen nichts installieren, sondern können das Programm direkt starten. Es richtet sich gezielt an Anwenderinnen und Anwender, die Paperless-ngx nutzen möchten, ohne sich mit Linux oder der Kommandozeile auseinandersetzen zu müssen.
Mit diesem Programm wird Paperless-ngx endlich auch für weniger technikaffine Menschen zugänglich. Die Einrichtung, die Sicherung und die Wiederherstellung werden deutlich vereinfacht – ohne Qualitätsverlust oder komplizierte Zusatzschritte.